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Paperless: Qué es y cómo implementarlo
Vivimos en un mundo cada vez más digitalizado pero paradójicamente el consumo de papel crece de manera estable año tras año y especialmente el de cartón como consecuencia del aumento del e-commerce.
Dentro de este contexto, iniciativas como el sistema paperless (literalmente, menos papel en español) se presenta como una solución dentro de las compañías para reducir el consumo innecesario de recursos y ayudar a cuidar del medio ambiente.
Desde Henkel, y como parte de nuestras acciones por la sostenibilidad y la digitalización, hemos impulsado el Proyecto Paperless en nuestras oficinas de todo el mundo. Una iniciativa que crece año tras año y a la que invitamos a todo el mundo a participar.
Índice de contenidos
Paperless: Qué es
Paperless. El propio término lo dice todo: “menos papel”. Lo que extrapolado en el ámbito laboral significaría no malgastar papel o usar la cantidad mínima para emitir facturas, tickets, informes… Una iniciativa eco-friendly y muy necesaria para intentar frenar las toneladas de papel que se desperdician cada año.
Los beneficios clave del paperless
¿Es necesario tener todos los documentos impresos? Si se consigue suprimir el papel innecesario en el ámbito laboral, además, de ayudar notablemente al medioambiente, se minimizarán gastos tanto de impresión como de almacenamiento. Solo tres de las muchas ventajas asociadas a la implementación del paperless.
- Facilidad en la corrección de errores. En el formato digital se pueden realizar cambios sin costes añadidos.
- Mayor la accesibilidad de los documentos, ya que, con los accesos adecuados, se puede consultar la información en remoto.
- Más productividad. Porque no se tendrá que perder tiempo esperando a la impresión o buscando ese documento que se ha traspapelado y que tanto urge.
- Mejor procesamiento de la información. Tanto la clasificación como la búsqueda y la edición son mucho más fáciles en el formato digital.
- Es mucho más sencillo mantener la información protegida. Es decir, se puede saber quién accede o no a los datos, por lo que es más fácil mantener la confidencialidad y seguridad de dicha información.
Paperless: Cómo implementar la estrategia
El Proyecto Paperless de Henkel ha sido creado por el equipo internacional de finanzas y tiene como misión cuantificar el gasto de papel antes y después de la aplicación de medidas de diversa índole, así como el progresivo ahorro de recursos y de espacio.
Todas las ideas son valoradas y los problemas y soluciones compartidos entre las sedes de todo el mundo.
A continuación, destacamos algunas de las acciones más comunes en el proceso de implantación del sistema paperless en una organización:
Algunos básicos para implantar el sistema Paperless
- Estudiar, identificar, organizar y clasificar, en tipos de documentos y procesos para que así se pueda digitalizar con un orden.
- Escoger herramientas correctas de Software tanto para la digitalización de los documentos como para la organización de los mismos.
- Digitalizar documentos, así como informes, facturas, gastos…
- Instaurar flujos de trabajo en línea.
- Firma electrónica con el objetivo de reducir el gasto de papel, pero también de agilizar la firma de documentos desde cualquier lugar del mundo.
- Hacer partícipes a todos los empleados, la colaboración de los trabajadores es crucial para que finalmente se pueda llevar a cabo esta nueva estrategia.
El Proyecto Paperless es solo uno de los muchos liderados por Henkel para reducir los gastos de recursos naturales. En nuestro espacio de actualidad encontrarás las últimas noticias.
